La llamada nueva ley del reloj checador en México está transformando la manera en que las empresas registran la asistencia, las horas trabajadas y el tiempo extraordinario de sus colaboradores.
Este cambio forma parte de la reforma relacionada con la reducción de la jornada laboral y busca que las organizaciones dispongan de información electrónica confiable sobre el inicio y la finalización de la jornada de cada persona trabajadora.
Para las áreas de Recursos Humanos, esto significa que las hojas de cálculo, las tarjetas de papel y los controles manuales dejarán de ser suficientes. Las empresas necesitarán sistemas capaces de generar registros ordenados, consultables y verificables.
En este escenario, Zoho People se presenta como una solución integral para digitalizar el control de asistencia y preparar a las organizaciones para las nuevas obligaciones laborales.
¿Qué es la nueva ley del reloj checador?
Aunque popularmente se habla de una “ley del reloj checador”, la legislación no establece que las empresas deban adquirir un reloj físico, una terminal de huella digital o un dispositivo de una marca determinada.
La obligación consiste, en términos generales, en registrar electrónicamente la jornada laboral de cada persona trabajadora, incluyendo información como:
- Hora de entrada.
- Hora de salida.
- Duración efectiva de la jornada.
- Horas extraordinarias.
- Incidencias, retardos y ausencias.
- Turnos y descansos aplicables.
La reforma de la Ley Federal del Trabajo publicada el 1 de mayo de 2026 incorporó la jornada ordinaria máxima de 40 horas semanales y reforzó la necesidad de documentar electrónicamente el tiempo de trabajo.
Esto no significa necesariamente que la empresa tenga que instalar un reloj checador tradicional en la entrada. Puede utilizar una plataforma digital, una aplicación móvil, un sistema web, reconocimiento facial o dispositivos biométricos integrados, siempre que el mecanismo utilizado cumpla con los lineamientos legales y técnicos correspondientes.
¿Cuándo será obligatorio el reloj checador electrónico?
La implementación está vinculada al calendario de aplicación de la reforma laboral. De acuerdo con la información legislativa y los análisis publicados sobre la reforma, los centros de trabajo deberán prepararse durante 2026 para que sus sistemas electrónicos se encuentren operativos a partir de enero de 2027.
Las empresas deben seguir con atención los lineamientos que emitan las autoridades laborales, ya que estos determinarán las características técnicas, los mecanismos de conservación de la información y los criterios de inspección.
Por ello, no es recomendable esperar hasta el último momento. La implantación de un sistema de control de asistencia requiere revisar horarios, turnos, políticas internas, permisos, horas extra y procesos de aprobación.
¿Todas las empresas tendrán que utilizar un reloj checador?
Una empresa podría cumplir mediante diferentes mecanismos:
- Registro de entrada y salida desde una plataforma web.
- Aplicación móvil con geolocalización.
- Terminal de reconocimiento facial.
- Dispositivo biométrico conectado al sistema de Recursos Humanos.
- Quiosco digital instalado en el centro de trabajo.
- Integración entre el control de asistencia y la nómina.
El sistema elegido deberá permitir que la organización consulte, conserve y presente los registros cuando sean necesarios.
¿Por qué las hojas de Excel ya no son suficientes?
Muchas empresas todavía registran la asistencia mediante hojas de cálculo, listas impresas o mensajes enviados por los empleados.
Estos métodos presentan varios riesgos:
- La información puede modificarse fácilmente.
- No siempre existe trazabilidad sobre quién realizó un cambio.
- Los registros pueden estar dispersos en diferentes archivos.
- Es difícil comprobar la ubicación desde la que se registró la entrada.
- El cálculo de retardos y horas extra suele hacerse manualmente.
- Pueden aparecer discrepancias entre asistencia, nómina y vacaciones.
- La preparación de información para una inspección consume demasiado tiempo.
Un sistema digital centralizado ayuda a disminuir estos problemas y proporciona una fuente única de información para empleados, responsables de equipo y Recursos Humanos.
Sanciones por incumplir el registro electrónico de jornada
Las multas pueden calcularse en UMA (Unidad de Medida y Actualización), que es una referencia económica oficial en México utilizada para determinar multas y obligaciones. En 2024, el valor aproximado de una UMA diaria es de $108.57 pesos mexicanos.
Algunos análisis de la reforma sitúan las sanciones entre 250 y 5,000 UMA, lo que equivale aproximadamente a:
- Desde $27,000 pesos mexicanos
- Hasta $542,000 pesos mexicanos
(Estas cifras son aproximadas y pueden variar dependiendo del valor actualizado de la UMA en el momento de la sanción).
Además del riesgo económico, la ausencia de registros confiables puede complicar la defensa de la empresa ante:
- Reclamaciones por horas extraordinarias.
- Inspecciones laborales.
- Conflictos relacionados con retardos o faltas.
- Diferencias en el cálculo de nómina.
- Controversias sobre la duración real de la jornada.
La organización debe conservar evidencia suficiente para demostrar que respeta los horarios, descansos y límites legales.
¿Cómo ayuda Zoho People a cumplir con la ley del reloj checador?
Zoho People es una plataforma de gestión de Recursos Humanos en la nube que permite administrar la asistencia, los turnos, las incidencias y los registros de tiempo desde un mismo entorno.
Su módulo de control de asistencia permite que los empleados registren su entrada y salida mediante la web, una aplicación móvil, reconocimiento facial o integraciones biométricas.
1. Registro digital de entradas y salidas
Los empleados pueden realizar el registro desde un ordenador, un teléfono móvil o un punto de acceso habilitado por la empresa.
Cada movimiento queda almacenado en el sistema, facilitando la consulta de las horas de entrada, salida y tiempo trabajado.
2. Control mediante geolocalización y dirección IP
Para equipos comerciales, técnicos, repartidores o empleados que trabajan desde diferentes ubicaciones, Zoho People puede registrar la hora y la localización asociadas al fichaje.
También permite establecer restricciones basadas en dirección IP o geovallas, de manera que los empleados solo puedan marcar asistencia desde ubicaciones autorizadas.
3. Reconocimiento facial con People Kiosk: ¿está disponible en México?
Zoho People incluye People Kiosk, una solución que convierte un dispositivo compatible en un punto de registro mediante reconocimiento facial.
✅ Sí, People Kiosk está disponible en México, ya que forma parte del módulo global de Zoho People y puede utilizarse sin restricciones geográficas desde el país.
Sin embargo, es importante considerar algunos puntos clave:
- Funciona en dispositivos compatibles (tablets o equipos configurados como kiosco).
- Requiere configuración dentro de Zoho People.
- Puede implicar el uso de datos biométricos (imagen facial), por lo que es necesario cumplir con la legislación mexicana de protección de datos personales.
- Debe implementarse con consentimiento informado de los empleados.
Cuando el empleado registra su entrada o salida, el sistema compara la fotografía capturada con su imagen de perfil. La asistencia se refleja automáticamente en Zoho People, lo que facilita el seguimiento de las horas trabajadas y extraordinarias.
Esta alternativa puede sustituir a los costosos relojes físicos tradicionales en centros de trabajo, oficinas, tiendas, almacenes y plantas operativas.
4. Integración con dispositivos biométricos
Las organizaciones que ya utilizan terminales de huella u otros dispositivos biométricos pueden integrar sus registros con Zoho People.
De esta forma, no es necesario consultar diferentes sistemas para consolidar la asistencia. La información puede centralizarse dentro de la plataforma de Recursos Humanos.
5. Gestión de turnos y descansos
Zoho People permite configurar:
- Horarios fijos o flexibles.
- Turnos rotativos.
- Días laborales.
- Fines de semana.
- Pausas pagadas y no pagadas.
- Tolerancias de entrada.
- Reglas para retardos.
- Límites y reglas de horas extraordinarias.
Estas funciones son especialmente importantes ante la reducción gradual de la jornada laboral, porque permiten comparar las horas programadas con las realmente trabajadas.
6. Regularización de incidencias
Cuando un empleado olvida marcar su entrada o se produce un error, puede solicitar una regularización desde el propio sistema.
La solicitud se envía al responsable correspondiente, quien puede revisar el caso y aprobar o rechazar el ajuste. Así se evita que Recursos Humanos modifique registros sin un proceso documentado.
7. Informes
La plataforma permite consultar información sobre:
- Horas trabajadas.
- Retardos.
- Ausencias.
- Horas extraordinarias.
- Incumplimientos de horario.
- Asistencia por empleado o departamento.
- Tiempo registrado por proyecto.
- Diferencias entre horas planificadas y reales.
Estos informes ayudan a detectar tendencias y facilitan la preparación de información para nómina, auditorías o revisiones internas.
9. Planillas de horas trabajadas
Además del registro de asistencia, Zoho People dispone de planillas digitales para registrar el tiempo dedicado a proyectos, tareas o clientes.
Los registros pueden realizarse diariamente, semanalmente o mensualmente, y someterse a procesos de aprobación.
Esta funcionalidad resulta especialmente útil para consultoras, despachos profesionales, empresas de servicios y organizaciones que facturan por horas.
Beneficios de implantar Zoho People antes de que la obligación sea exigible
Adoptar un sistema electrónico con anticipación no solo ayuda a cumplir la regulación. También ofrece beneficios operativos:
- Reduce la captura manual de información.
- Mejora la precisión en el cálculo de horas.
- Disminuye errores relacionados con la nómina.
- Centraliza turnos, permisos, vacaciones y asistencia.
- Facilita el trabajo de equipos remotos y móviles.
- Proporciona mayor transparencia a empleados y responsables.
- Permite probar las políticas antes de una inspección.
- Genera información útil para tomar decisiones.
- Reduce la dependencia de hojas de cálculo.
- Mejora la trazabilidad de las modificaciones.
La empresa también dispone de tiempo para comunicar las nuevas políticas, capacitar al personal y corregir inconsistencias antes de que el registro electrónico sea plenamente exigible.
Aspectos de privacidad que debe considerar una empresa
El uso de geolocalización, fotografías o información biométrica debe realizarse de forma responsable.
Antes de activar estas funciones, la organización debe:
- Informar a sus empleados sobre los datos recopilados.
- Explicar la finalidad del tratamiento.
- Actualizar sus avisos de privacidad.
- Limitar el acceso a personal autorizado.
- Definir plazos de conservación.
- Aplicar medidas de seguridad.
- Revisar la legislación mexicana sobre protección de datos personales.
- Utilizar únicamente las funciones necesarias para su operación.
Zoho People permite activar o desactivar determinadas opciones según las necesidades de cada organización. Su documentación de privacidad explica el tratamiento asociado al reconocimiento facial y a la ubicación en el control de asistencia.
Pasos para empresas tu empresa
Para comenzar la transición hacia el nuevo registro electrónico de jornada, recomendamos seguir estas etapas:
1. Auditar el proceso actual
Identifica cómo se registran las entradas, salidas, pausas, turnos y horas extraordinarias.
2. Revisar las políticas laborales
Comprueba que los horarios, descansos, permisos y procesos de autorización estén documentados.
3. Definir el método de registro
Determina si cada grupo de empleados utilizará la web, la aplicación móvil, People Kiosk o una integración biométrica.
4. Configurar Zoho People
Carga la estructura organizativa, empleados, ubicaciones, horarios, turnos y reglas de asistencia.
5. Ejecutar una prueba piloto
Comienza con un departamento o centro de trabajo para identificar errores antes del despliegue general.
6. Capacitar a empleados y responsables
Explica cómo registrar la asistencia, solicitar correcciones y consultar sus datos.
7. Supervisar los primeros resultados
Revisa los informes de fichajes omitidos, retardos, horas extraordinarias y registros fuera de ubicación.
8. Integrar la información con otros procesos
Conecta el control de asistencia con vacaciones, expedientes de empleados, proyectos y nómina cuando corresponda.
Implanta Zoho People con SAGITAZ
En SAGITAZ ayudamos a las empresas a implantar y configurar Zoho People de acuerdo con sus procesos de Recursos Humanos.
Nuestro equipo puede ayudarte a:
- Analizar tu modelo actual de control de asistencia.
- Configurar horarios y turnos.
- Implantar el registro web y móvil.
- Configurar geolocalización y restricciones por IP.
- Desplegar People Kiosk.
- Integrar dispositivos biométricos.
- Crear flujos de aprobación.
- Diseñar informes para Recursos Humanos.
- Migrar información desde hojas de cálculo.
- Capacitar a empleados y administradores.
- Integrar Zoho People con otras aplicaciones de Zoho.
No se trata únicamente de instalar un reloj checador. El objetivo es construir un sistema fiable que conecte asistencia, empleados, permisos, turnos y tiempo de trabajo.
Conclusión
La nueva regulación sobre el registro electrónico de la jornada representa un cambio importante para las empresas mexicanas.
Aunque la ley no obliga a adquirir un reloj checador físico específico, sí hace necesario contar con un sistema que registre electrónicamente la jornada y permita demostrar el cumplimiento de los horarios y límites laborales.
Implementar Zoho People permite sustituir controles manuales por una plataforma centralizada, accesible y adaptable a empleados presenciales, remotos y móviles.
Prepararse con anticipación ayudará a reducir riesgos, mejorar la gestión de Recursos Humanos y evitar una implantación apresurada cuando los nuevos requerimientos sean plenamente aplicables.
¿Tu empresa todavía controla la asistencia con Excel o formatos en papel?
En SAGITAZ podemos ayudarte a implantar Zoho People y transformar el control horario en un proceso digital, trazable y preparado para las nuevas obligaciones laborales.
Contacta con SAGITAZ y solicita una evaluación de tu sistema actual de asistencia.
