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Zoho Sheet: Cómo activar la validación de datos

captura de pantalla de la pestaña de validacion en ingles de zoho sheet

Zoho acaba de lanzar una nueva funcionalidad: La”validación de datos” en Zoho Sheet. Usando esto, se podíra restringir los datos que se introduce en las celdas a una condición específica que se establezca.

¿Nunca habeis visto en un formulario una advertencia con las condiciones que debe tener el texto que se rellena? El más usual y que vemos a menudo es el de las contraseñas “La contraseña es demasiado corta”, “Debe contener al menos tres letras, un número, 16 caracteres del ebreo antiguo y dos hashtags (#)”. A partir de ahora también podreis hacerlo en Zoho Sheet.

Si se trata de una celda numérica, habría que agregar las limitaciones numéricas, como que el número debe ser inferior a 20, o entre 40 y 60, etc. Esto puede ser muy útil cuando se tiene una calculadora. Del mismo modo se pueden establecer reglas sobre las celdas con los formatos de texto y también de fecha. Esta funcionalidad está disponible accediendo desde la ficha de datos en nuestra barra de herramientas.

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Otro gran uso de la validación de datos en Zoho Sheet es la posibilidad de restringir una celda a una lista predefinida de valores. Puedes seleccionar la opción de “lista”(list) y entrar en la lista predefinida de valores (ver imagen de arriba) o se puede seleccionar la opción de “rango de celdas”(cell range) para apuntar a un rango de celdas en la hoja que contiene la lista de los valores permitidos. Al utilizar cualquiera de estas opciones, se presentará una lista desplegable en el momento de editar una celda. Seleccionando “auto-completar” se apoyará también en estas células. Esto es muy interesante para la entrada rápida de datos, así como para mantener los datos claros. Observa la imagen de abajo para la lista desplegable en la sección.

zoho-sheet-validacion-datos-autocompletar-sagitaz.com

Alertas de error y texto de ayuda:

La programación de la alerta de error te permite elegir cómo la hoja de cálculo debe responder cuando se le da una entrada de datos no válida. Puedes optar por no permitirlo y mostrar un mensaje para ‘reintentar’ o por otra parte puedes aceptarlo pero mostrar una nota informando del error  e incluso aceptarlo sin mostrar mensaje.

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También tienes la opción de proporcionar un pequeño texto de ayuda que se mostrará cuando uno se centra en una celda. Esto ayuda a la persona que está editando la hoja de cálculo a saber qué tipo datos acepta esa celda y cuáles no.

Administrar la configuración de validación de datos:

Y otra función más. La de “administrar la validación”. Podrás enumerar todas las validaciones que se realizan en una hoja de cálculo de Zoho Sheet en una sola vista. Desde ese lugar podrás editar las reglas existentes, borrarlas o copiarlas para una nueva hoja de cálculo. También puedes filtrar la configuración por hoja o rango de celda.

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