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Zoho Projects: Cómo colaborar y gestionar tus proyectos 2/2

Gestión proyectos

En un post anterior contábamos algunas de las tareas improductivas que puedes solventar con Zoho Projects.

El mito de la multitarea

Cuando tratas de conseguir varios objetivos con diferentes personas, puede parecer fácil hacer múltiples tareas todos juntos. Pero esto puede ser contraproducente porque su atención se divide entre todas las actividades. Implicará más tiempo completar cada actividad, y esto afecta negativamente a tu producción y a la calidad del trabajo.

Zoho Projects te permite simplificar proyectos complejos para que pongas la suficiente atención y energía en cada tarea.

zoho projects panel de controlPara simplificar proyectos complejos, se pueden organizar de acuerdo a una jerarquía de unidades fácilmente manejables, como hitos, listas de tareas y tareas. Zoho Projects divide las tareas en simples tareas secundarias que pueden ser fácilmente completadas antes de pasar a la siguiente. Establece dependencias de tareas para ayudar a identificar y a completar las tareas dependientes.

Pero no olvides las dos cosas más importantes que tienes que hacer en Zoho Projects:

  1. Animar a todos los miembros de tu equipo para completar una cosa a la vez
  2. Terminar cualquier cosa antes de pasar a la siguiente
  3. Resiste la tentación de cambiar a otro proyecto antes de haber completado lo que estabas haciendo

 

Trata los diferentes proyectos como habitaciones separadas. No se puede estar en más de una al mismo tiempo.

Con Zoho Projects di adiós a las conferencias telefónicas

Las conferencias telefónicas grupales a menudo sustituyen a las reuniones en persona. Porque pueden ser programadas independientemente de la distancia geográfica y debido a esto parecen más convenientes que las reuniones en persona. Pero ambos formatos, tanto las reuniones como las conferencias telefónicas tienen el mismo problema básico.

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Programar un tiempo fijo y pedir a todos los participantes su asistencia no es la mejor manera de conseguir que centren su atención en un problema específico.

Lo peor de las conferencias telefónicas es que la gente puede que esté sin prestar atención. Podrían estar haciendo mientras otra cosa y escuchando parcialmente.

¿Te acuerdas de las características que reducen la necesidad de reuniones? Pues son las mismas por las que las conferencias telefónicas se pueden reemplazar también y hacer mediante Zoho Projects:

  •     En vez de reunir a todos en una llamada para un seguimiento del estado de las tareas sólo, puedes utilizar la característica de seguimiento de tareas de Zoho Projects.
  •     Si necesitas que todos contribuyan en la discusión al mismo tiempo, puedes crear una sala de chat para todos los participantes en el proyecto

 

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Fuente: zoho

Además ten en cuenta que si tomas las decisiones grupales con Zoho Projects, para recuperar cualquier dato que hayas pasado por alto y que luego necesites, sólo tienes que desplazarte hacia atrás y buscar.

La gente trabaja mejor cuando se les permite pensar, concentrarse y participar a su ritmo

Zoho Projects ayuda a que todos los integrantes participen, se sientan más comprometidos y colaboren mejor entre sí.

El mundo del trabajo está evolucionando, y con él las aplicaciones Zoho. Esto no significa que tengas que dejar de usar el correo electrónico, las reuniones o las conferencias telefónicas. Pero con Zoho Projects puedes seguir usando estos medios pero con un propósito diferente al que tenías antes.

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Recuerda que la forma en la que tu empresa se comunica y las herramientas que tú elijas marcan una gran diferencia en el tipo de cultura empresarial que se construye.

Así que no lo pienses más y elige bien. Elige Zoho Projects! Y contacta con nosotros para contarnos cómo te va!

Texto original: Meera Sapra  |  Traducción y adaptación: SagitaZ.com