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Zoho Docs: Cómo manejar tareas utilizando Hojas de cálculo

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La suite de Zoho abarca casi todas las necesidades de una empresa en cuanto a software, pero aún así algunos preferís Zoho Docs para gestionar las tareas (existiendo Zoho Projects). ¡Te entendemos! Sabemos que preferís la flexibilidad de las hojas de cálculo y la interfaz familiar de Zoho Docs.

Hoy explicamos cómo la funcionalidad de la validación de datos en las hojas de cálculo de Zoho Docs se puede utilizar junto con otras características, como el formato condicional, Auto Filtros y Gráficos para construir verdadero sistema de gestión de tareas a tu gusto, a tu medida y hecho 100% por ti.

Consulta un post anterior en el que explicamos cómo activar la validación de datos: Zoho Sheet: Cómo activar la validación de datos

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Vamos a echar un vistazo a los diversos elementos utilizados en esta hoja de cálculo. Esto le dará una idea sobre la mejor manera de utilizar estas funciones en tus hojas de cálculo.

1 Validación de datos para listas desplegables:

Esta hoja de cálculo utiliza la validación de datos sobre el propietario(owner), estado(status) y prioridad(priority) de las tareas. La columna ‘Propietario’ obtiene la lista de los valores permitidos de la primera columna de la hoja de trabajo “Team”. Cuando añadas o modifiques los miembros de la hoja de cálculo “team”, se actualizará automáticamente en la lista desplegable de ‘Propietario’.

Las columnas Estado y Prioridad muestran una lista de valores predefinidos dados durante la configuración de la validación de datos en estas columnas.

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2 Formato condicional para destacar Tareas:

Esta hoja de cálculo también utiliza el formato condicional para rellenar las celdas en la columna Prioridad a tonos de rojo en función de su prioridad. También utiliza una fórmula condicional basada en la regla de formato que lleva a a cabo toda la fila de tareas que están cerradas y para restar importancia con un color de texto de color gris para que las tareas abiertas reciban más atención.

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Y todavía podrías hacer mucho más con el formato condicional. Por ejemplo, puedes resaltar tareas cuya fecha de vencimiento haya transcurrido o tareas que vencen en los próximos 7 días.

3. Auto Filtros para filtrar y ordenar las tareas:

Los Autofiltros se aplican a la lista de tareas para que puedan filtrar las tareas por el propietario, Estado, Prioridad, etc. También se puede utilizar el ” Filtro de color “, en la columna Prioridad. También tiene la opción de ordenar la tabla por Tarea, Fecha de vencimiento, etc.

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4. fórmulas y gráficos para informes:

La ficha de hoja de cálculo ‘Informes’ contiene gráficos predefinidos de información agregada, como ‘Las emisiones realizadas por Estado’ y ‘Las emisiones realizadas por prioridad’ del miembro del equipo que selecciones. Una vez más, a la celda de entrada de los miembros del equipo se le ha aplicado la configuración de validación de datos para llevar automáticamente a los miembros del equipo como una lista desplegable. Al cambiar el miembro del equipo volverá a calcular automáticamente las fórmulas que muestra la información agregada de ese miembro y el gráfico se refresca para mostrar los datos del miembro del equipo que acaba de seleccionar.

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5. Compartir y colaborar en tiempo real con tu Equipo:

Puedes compartir las tablas con tus compañeros de trabajo, comenzar a administrar tus tareas y colaborar en tiempo real. También puedes iniciar una conversación de grupo con los miembros de tu equipo que estén en linea en Zoho para poder comentar e interactuar instantáneamente.

Sólo hemos hecho un pequeño repaso de lo que puedes hacer. Porque si quisiéramos describir el GRAN POTENCIAL de Zoho Docs en cuanto a la gestión de tareas con hojas de cálculo… estarías leyendo semanas! Si lo necesitas, podemos ayudarte. Contacta con nuestro equipo de soporte zoho gratuito en español enviando un email a soporte@sagitaz.com

Te adelantamos algunas de las cosas que se pueden hacer:

  • Gestión de múltiples proyectos teniendo diferentes hojas de trabajo o incluso archivos diferentes para los distintos proyectos.

  • Escribir macros VBA (una secuencia guardada de acciones que se almacena para su uso posterior) para archivar automáticamente tareas cerradas y moverlos a otra hoja de cálculo con el tecleo de un botón.

  • Resaltar las próximas tareas vencidas usando el formato condicional. A continuación, puede filtrar las tareas por el color de celda o el texto.

  • Enlaza tus tareas a un sitio externo, como un documento en Zoho Docs.

  • Agregar un comentario a la celda que contiene la tarea (vamos a llegar a un sistema de comentarios de pleno derecho en un futuro cercano).

  • Correo electrónico de sus miembros del equipo dentro de esta hoja de cálculo utilizando la función ‘ Notificar a los colaboradores’.

  • Seguimiento de quién ha realizado cambios en la hoja de cálculo a través de la función ‘Audit Trail’.

 

SagitaZ, Zoho Alliance Partner

Esperamos que encuentres útiles estas características en las hojas de cálculo, si quieres participar ¡no te cortes! Esperamos tus impresiones y comentarios.

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Texto original: Ramesh

Traducción y adaptación: SagitaZ.com