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Comparte carpetas y Workspaces con Zoho Docs

Logo de Zoho docs en una nube dibujada

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¿Sientes un nudo en la garganta cada vez que compartes documentos confidenciales a terceros? No vuelvas a preocuparte. Desde la última actualización de Zoho Docs, podrás compartir carpetas, espacios de trabajo y documentos de manera segura.

Imagina que tienes programada una reunión y debes compartir una serie de archivos a todos los participantes. O bien que estás trabajando en un proyecto que involucra a varios interesados y es imprescindible el intercambio de documentos. Desde YA se han terminado los problemas y riesgos.

Con la nueva función de Zoho Docs (ya disponible para probarla), podrás compartir varios archivos a la vez, mantenerte organizado con tu equipo y trabajar de manera eficiente. Pero veamos todas las características más detenidamente:

1. Comparte múltiples carpetas al instante

Olvida el adjuntar archivos en el correo que luego jamás encuentras, olvida los archivos .ZIP, y almacenar documentos en tu FTP. Podrás compartir carpetas con enlaces al estilo Dropbox, organizar los archivos en carpetas y compartir el vínculo a esa camperta con un link. Publica en un foro ese enlace, en un blog o un mensaje de Whats App ¡donde quieras!Y Accederán al archivo o carpeta, así de simple.

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2. Acceso 100% seguro a tus datos

Quizá tengas un documento que trabajas regularmente y que quieres compartir con alguien. Pero no es un archivo cualquiera, es el historial de tus clientes. Antes en Zoho Docs con cualquier sistema de almacenamiento en la nube como Dropbox, los enlaces que compartes no caducan y son copiables. Es decir, si la persona a la que compartes ese archivo, tiene la maligna idea de volver a compartir ese archivo… sólo tendrá que copiar la url y tus confidenciales datos saldrán a la luz. ¿Y si quieres seguir trabajando ese documento? ¿Tienes que cambiarlo de sitio porque alguine tiene acceso a él?

Con la nueva mejora de compartir carpetas no tendrás que preocuparte:

Protege las carpetas con contraseña: El método para compartir los archivos no cambia pero podrás proteger el acceso a ellos con una clave. Esto es útil cuando por ejemplo el acceso al documento lo quieres añadir en tu web.

Pon límite de tiempo para ver los archivos: Si sólo quieres compartir tus archivos durante un periodo de tiempo, puedes activar la opción para que los links caduquen. De este modo, una vez pasado el periodo fijado, el documento o carpeta volverá a ser privado.

Hay 4 modos de compartir los documentos. Las dos primeras opciones ya estaban disponibles antes.

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3. Llega a un público más amplio

¿Tienes un blog o web? Con la posibilidad de incrustar las carpetas en un site, podrás compartir tu contenido con todos los que accedan a la web y así llegar a un público más amplio. ¿Y si modifico el documento? No pasará absolutamente nada. El archivo se actualizará sin modificar la url.

4. Diferentes roles

Hay cosas que no cambian. Y la posibilidad de asignar diferentes roles a las personas a las que les compartes también está vigente en la nueva función.

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Suena bien, ¿no? Pruebalo ahora

Y si quieres hablar con un experto en zoho para que te aconseje sobre qué es lo mejor para tu negocio, contacta con nosotros sin compromiso.

Escrito por Geetha

Adaptado por SagitaZ